Nowa sesja i jej szczegóły
Jak dodać sesję w panelu, ustawić pakiet indywidualny, harmonogram dnia i termin oddania zdjęć oraz jak status sesji zmienia się sam.
Sesja powstaje sama, gdy potwierdzisz rezerwację online. Sesję umówioną telefonicznie albo mailem dodasz przyciskiem Nowa sesja. Wystarczą klient i rodzaj sesji, resztę uzupełnisz później. Wszystkie sesje są na liście Sesji, z filtrem statusu i widokiem kafelków albo tabeli.
Formularz „Nowa sesja”
- Dla kogo. Wpisz imię, nazwisko, e-mail albo telefon klienta albo dodaj nowego. Do sesji dodasz kilka osób, np. parę młodą.
- Jaka sesja. Wybierz rodzaj sesji i pakiet. „Indywidualny” to pakiet tylko dla tej sesji: cena, czas, liczba zdjęć, cena dodatkowego zdjęcia i plan płatności („Całość”, „Zaliczka i reszta” albo „Własne raty”). Nie trafia do oferty studia.
- Kiedy. „Konkretny termin”, „Cały dzień” (sesja zajmuje w dostępności cały dzień) albo „Do ustalenia”. Formularz ostrzeże o kolizji z inną sesją, rezerwacją albo wydarzeniem z Kalendarza Google.
- Gdzie. Miejsce z listy, nowy adres albo pinezka na mapie. Jeśli rodzaj sesji ma harmonogram dnia, ten krok nazywa się „Harmonogram i miejsca”.
- Sesje powiązane (opcjonalnie), np. sesja narzeczeńska do reportażu ślubnego: Sesje powiązane.
W „Więcej szczegółów” zmienisz nazwę sesji, termin oddania zdjęć i dodasz notatki dla siebie. Osoba z uprawnieniem do zarządzania płatnościami widzi też Rozliczenie: kod rabatowy, voucher i „Klient już zapłacił” dla wpłaty przyjętej poza Flypem. W „Umowie” wybierasz wysyłkę do podpisu online albo „Mam już podpisaną umowę”. Na końcu zaznacz, co wysłać klientowi zaraz po utworzeniu: link do pierwszej wpłaty i kwestionariusze.
Harmonogram dnia
Przy reportażu jedna godzina nie wystarcza. Rodzaj sesji może mieć harmonogram dnia (karta „Przebieg sesji”, np. przygotowania, ceremonia, przyjęcie), a każda sesja tego rodzaju dostaje kopię punktów z pustymi godzinami i miejscami. Pojedynczej sesji dodasz harmonogram przyciskiem „Dodaj harmonogram dnia”. Pierwsza godzina harmonogramu to początek sesji w kalendarzu, a klient widzi harmonogram w swoim panelu.
Termin oddania zdjęć
W rodzaju sesji, w karcie „Termin oddania zdjęć”, ustawiasz, ile dni po sesji oddajesz zdjęcia (np. 30, 60, 90 albo 180). W sesji możesz to zmienić na inną liczbę dni albo konkretną datę. Szczegóły sesji pokazują wiersz „Oddanie zdjęć” z plakietką, ile dni zostało, a Pulpit kartę „Do oddania w najbliższym czasie”. Przed terminem, w dniu terminu i po nim Ty i zespół dostajecie przypomnienie. Zdjęcia są oddane, gdy sesja ma status „Zakończona”.
Status zmienia się sam
Nie musisz klikać „rozpocznij” ani „zakończ”. Status przesuwa się po terminie sesji, po udostępnieniu galerii, po wyborze zdjęć przez klienta i po oddaniu zdjęć. Jeśli oddajesz zdjęcia poza galerią Flypa, w karcie „Postęp” użyj „Zmień status ręcznie”.
Szczegóły sesji
Zakładki: Przegląd, Zdjęcia, Galerie, Umowy, Płatności i Dodatki. Karta „Następne kroki” w Przeglądzie podpowiada, czego brakuje, np. umowy, pakietu albo linku do płatności. Karta pogody pokazuje prognozę dla zaplanowanej sesji w plenerze.
Rzadsze akcje są w menu „…”: „Archiwizuj” (z zachowaniem zdjęć albo ze zwolnieniem miejsca), „Odwołaj sesję” i „Usuń sesję”. Odwołanie anuluje nieopłacone raty i niewypełnione kwestionariusze, powiadamia klientów i pyta, co zrobić z wpłatą: przy zadatku najpierw, kto rezygnuje. Sesji z płatnością, umową albo galerią nie usuniesz, bo to rzeczy, które klient już widział; możesz ją odwołać albo zarchiwizować. Przycisk „Nie odbyła się” oznacza sesję, na którą klient nie przyszedł.