Nuova sessione e i suoi dettagli
Come aggiungere una sessione nel pannello, impostare un pacchetto su misura, il programma della giornata e la scadenza di consegna delle foto, e come lo stato della sessione cambia da solo.
La sessione si crea da sola quando confermi una prenotazione online. Una sessione fissata al telefono o per e-mail la aggiungi con il pulsante Nuova sessione. Bastano il cliente e il tipo di sessione, il resto lo completi dopo. Tutte le sessioni sono nell'elenco delle Sessioni, con il filtro per stato e la vista a riquadri o a tabella.
Il modulo «Nuova sessione»
- Per chi. Scrivi nome, cognome, e-mail o telefono del cliente oppure aggiungine uno nuovo. Alla sessione puoi aggiungere più persone, ad esempio gli sposi.
- Quale sessione. Scegli il tipo di sessione e il pacchetto. «Su misura» è un pacchetto solo per questa sessione: prezzo, durata, numero di foto, prezzo della foto aggiuntiva e piano di pagamento («Pagamento completo», «Acconto e saldo» oppure «Rate personalizzate»). Non entra nell'offerta dello studio.
- Quando. «Data precisa», «Tutto il giorno» (la sessione occupa l'intera giornata nella disponibilità) oppure «Da definire». Il modulo ti avvisa se si sovrappone a un'altra sessione, a una prenotazione o a un evento di Google Calendar.
- Dove. Un luogo dall'elenco, un nuovo indirizzo o un segnaposto sulla mappa. Se il tipo di sessione ha un programma della giornata, questo passo si chiama «Programma e luoghi».
- Sessioni collegate (facoltativo), ad esempio la sessione di fidanzamento per il reportage di matrimonio: Sessioni collegate.
In «Altri dettagli» cambi il nome della sessione e la scadenza di consegna delle foto, e aggiungi note per te. Chi ha l'autorizzazione a gestire i pagamenti vede anche il Saldo: codice sconto, buono regalo e «Il cliente ha già pagato» per un pagamento ricevuto fuori da Flyp. In «Contratto» scegli l'invio per la firma online oppure «Ho già un contratto firmato». Alla fine spunta cosa inviare al cliente subito dopo la creazione: il link al primo pagamento e i questionari.
Programma della giornata
Per un reportage un solo orario non basta. Il tipo di sessione può avere un programma della giornata (scheda «Svolgimento della sessione», ad esempio preparativi, cerimonia, ricevimento), e ogni sessione di quel tipo riceve una copia dei momenti con orari e luoghi vuoti. A una singola sessione aggiungi il programma con il pulsante «Aggiungi il programma della giornata». Il primo orario del programma è l'inizio della sessione nel calendario, e il cliente vede il programma nel suo portale.
Scadenza di consegna delle foto
Nel tipo di sessione, nella scheda «Scadenza di consegna delle foto», imposti dopo quanti giorni dalla sessione consegni le foto (ad esempio 30, 60, 90 o 180). Nella sessione puoi cambiarla con un altro numero di giorni o con una data precisa. I dettagli della sessione mostrano la riga «Consegna delle foto» con un'etichetta che dice quanti giorni mancano, e la Dashboard la scheda «Foto da consegnare a breve». Prima della scadenza, il giorno stesso e dopo, tu e il team ricevete un promemoria. Le foto risultano consegnate quando la sessione ha lo stato «Completata».
Lo stato cambia da solo
Non devi fare clic su «inizia» o «concludi». Lo stato avanza dopo la data della sessione, dopo la condivisione della galleria, dopo la scelta delle foto da parte del cliente e dopo la consegna delle foto. Se consegni le foto fuori dalla galleria di Flyp, nella scheda «Avanzamento» usa «Cambia stato manualmente».
Dettagli della sessione
Schede: Panoramica, Foto, Gallerie, Contratti, Pagamenti ed Extra. La scheda «Prossimi passi» in Panoramica suggerisce cosa manca, ad esempio il contratto, il pacchetto o il link di pagamento. La scheda meteo mostra le previsioni per una sessione all'aperto in programma.
Le azioni meno frequenti sono nel menu «…»: «Archivia» (conservando le foto oppure liberando spazio), «Annulla sessione» ed «Elimina sessione». L'annullamento annulla le rate non pagate e i questionari non compilati, avvisa i clienti e chiede cosa fare con il pagamento: in caso di caparra, prima di tutto chi rinuncia. Una sessione con un pagamento, un contratto o una galleria non si può eliminare, perché sono cose che il cliente ha già visto; puoi annullarla o archiviarla. Il pulsante «Non svolta» segna una sessione a cui il cliente non si è presentato.