Umowa powierzenia przetwarzania danych
Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych (art. 28 RODO) między Użytkownikiem platformy Flyp, czyli studiem fotograficznym, jako administratorem a operatorem Flypa jako podmiotem przetwarzającym. Jest integralną częścią regulaminu. Zawierasz ją, akceptując ją przy rejestracji albo na ekranie akceptacji w panelu; wersję i datę akceptacji zapisujemy przy Twoim koncie.
§1. Strony i definicje
• Administrator: Użytkownik, czyli osoba albo firma prowadząca studio we Flypie, która decyduje o celach i sposobach przetwarzania danych swoich klientów.
• Procesor: Usługi Programistyczne Marcin Rzepecki, ul. Bakalarska 15B/6, 02-212 Warszawa, NIP 5223218129, e-mail kontakt@flyp.pl, operator platformy Flyp.
• RODO: rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679.
• Dane: dane osobowe, które Administrator wprowadza do Flypa albo zbiera za jego pomocą (formularze rezerwacji, galerie, umowy, płatności).
• Podprocesor: podmiot, któremu Procesor dalej powierza przetwarzanie Danych, wymieniony w §15.
§2. Przedmiot i czas trwania
Procesor przetwarza Dane w imieniu Administratora w zakresie potrzebnym do świadczenia usługi Flyp: utrzymania i udostępniania aplikacji, przechowywania zdjęć, dokumentów i danych klientów, wysyłki wiadomości e-mail w imieniu studia, obsługi płatności i integracji włączonych przez Administratora oraz wykonywania kopii zapasowych.
Umowa obowiązuje przez czas korzystania z Flypa, a po jego zakończeniu do usunięcia Danych zgodnie z §11.
§3. Charakter i cel przetwarzania
Przetwarzanie jest zautomatyzowane i odbywa się w systemie informatycznym Flypa. Obejmuje zbieranie (przez formularze studia), utrwalanie, przechowywanie, porządkowanie, przeglądanie, udostępnianie klientom (galerie, linki, wiadomości), przesyłanie do Podprocesorów i usuwanie.
Jedynym celem jest świadczenie usługi Flyp na rzecz Administratora. Procesor nie wykorzystuje Danych do własnych celów, w tym do marketingu ani do trenowania modeli.
§4. Rodzaj danych i kategorie osób
Rodzaje Danych:
• dane identyfikacyjne i kontaktowe: imię i nazwisko, adres e-mail, telefon, adres, dane firmy klienta;
• dane rezerwacji i sesji: termin, miejsce, rodzaj sesji, notatki, odpowiedzi w kwestionariuszach;
• wizerunek utrwalony na zdjęciach, także dzieci;
• treść umów i podpisów elektronicznych wraz z danymi technicznymi podpisu (adres IP, przeglądarka, czas);
• zgody i ich historia (marketingowa, na publikację wizerunku);
• dane płatności i zamówień: kwoty, status, adres dostawy, bez numerów kart;
• dane techniczne osób odwiedzających galerie i strony studia: adres IP, a za zgodą identyfikatory analityczne.
Kategorie osób: klienci Administratora i osoby kontaktowe klientów będących firmami, uczestnicy sesji (w tym małoletni), goście galerii i stron rezerwacji, osoby obdarowane voucherem, osoby podpisujące umowy oraz członkowie zespołu studia.
Flyp nie jest przeznaczony do przetwarzania szczególnych kategorii danych (art. 9 RODO). Jeśli Administrator je wprowadza (np. w notatkach), robi to na własną odpowiedzialność i tylko wtedy, gdy ma do tego podstawę prawną.
§5. Polecenia Administratora
Procesor przetwarza Dane wyłącznie na udokumentowane polecenie Administratora, także w zakresie przekazywania ich do państwa trzeciego. Poleceniami są: ta umowa, regulamin, ustawienia i działania Administratora w panelu oraz polecenia przesłane e-mailem z adresu właściciela studia.
Jeżeli obowiązek przetwarzania wynika z prawa Unii albo prawa polskiego, Procesor przed rozpoczęciem przetwarzania informuje o nim Administratora, chyba że prawo tego zabrania. Procesor niezwłocznie informuje Administratora, jeśli jego zdaniem polecenie narusza RODO lub inne przepisy o ochronie danych.
§6. Poufność i bezpieczeństwo
Procesor dopuszcza do Danych wyłącznie osoby upoważnione, zobowiązane do zachowania poufności, i tylko w zakresie potrzebnym do świadczenia usługi albo wsparcia na prośbę Administratora.
Procesor stosuje środki z art. 32 RODO, w szczególności:
• szyfrowanie połączeń (TLS) i szyfrowanie plików zdjęć i dokumentów przez aplikację przed zapisem w magazynie;
• kontrolę dostępu z rolami i uprawnieniami w studiu oraz uwierzytelnianie dwuskładnikowe dostępne dla kont;
• dziennik dostępu do galerii i dziennik działań administratora platformy;
• codzienne kopie zapasowe bazy danych;
• monitorowanie błędów z maskowaniem treści oraz bieżące aktualizacje bezpieczeństwa.
§7. Podprocesorzy
Administrator udziela ogólnej zgody na korzystanie przez Procesora z Podprocesorów. Aktualną listę zawiera §15.
O zamiarze dodania albo zastąpienia Podprocesora Procesor informuje e-mailem właściciela studia i komunikatem w panelu co najmniej 14 dni wcześniej. W tym terminie Administrator może wnieść sprzeciw na adres kontakt@flyp.pl. Jeśli sprzeciwu nie da się uwzględnić, Administrator może rozwiązać umowę o korzystanie z Flypa ze skutkiem przed zmianą, bez dodatkowych kosztów, z proporcjonalnym zwrotem opłaty za niewykorzystany okres.
Procesor nakłada na Podprocesorów te same obowiązki ochrony danych co w tej umowie (art. 28 ust. 4 RODO) i odpowiada wobec Administratora za ich wykonanie.
Usługi, w których studio ma własne konto u dostawcy (operatorzy płatności, InPost ShipX, MailerLite, Mailchimp, iFirma, Fakturownia), działają na podstawie umowy studia z tym dostawcą; Flyp przekazuje do nich Dane na polecenie Administratora. Piksele reklamowe studio konfiguruje samo i odpowiada za nie wspólnie z ich dostawcą.
§8. Przekazywanie danych poza EOG
Dane są przetwarzane w Europejskim Obszarze Gospodarczym, chyba że §15 wskazuje inaczej. Przekazanie poza EOG odbywa się wyłącznie na podstawie rozdziału V RODO: decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (w tym EU-US Data Privacy Framework) albo standardowych klauzul umownych. Podstawę dla każdego Podprocesora podaje §15.
§9. Pomoc w realizacji praw osób
Procesor pomaga Administratorowi odpowiadać na żądania osób, których dane dotyczą (rozdział III RODO), przede wszystkim przez narzędzia w panelu: wgląd i edycję danych klienta, eksport danych klienta, anonimizację i usunięcie. Żądanie skierowane bezpośrednio do Procesora przekazuje on Administratorowi bez zbędnej zwłoki i nie odpowiada na nie merytorycznie bez jego polecenia.
§10. Naruszenia ochrony danych i pomoc Administratorowi
Procesor zgłasza Administratorowi naruszenie ochrony Danych bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu 48 godzin od jego stwierdzenia, na adres e-mail właściciela studia. Zgłoszenie zawiera informacje z art. 33 ust. 3 RODO dostępne w danej chwili, a kolejne Procesor przekazuje, gdy je ustali.
Procesor pomaga Administratorowi, uwzględniając charakter przetwarzania i dostępne informacje, w wywiązaniu się z obowiązków z art. 32 do 36 RODO: bezpieczeństwa przetwarzania, zgłaszania naruszeń organowi nadzorczemu i osobom, oceny skutków dla ochrony danych i uprzednich konsultacji.
§11. Zakończenie: zwrot i usunięcie danych
Po zakończeniu korzystania z Flypa (zamknięcie studia) Administrator ma 30 dni na odwołanie zamknięcia oraz pobranie danych klientów i plików. Po tym terminie Procesor usuwa Dane, zdjęcia i dokumenty studia, chyba że prawo wymaga ich dalszego przechowywania (np. dokumentów rozliczeniowych przez okres wymagany przepisami podatkowymi).
Kopie zapasowe bazy danych przechowujemy na serwerze przez 7 dni, a ich kopie na urządzeniu Procesora w Polsce przez 90 dni; usunięte Dane znikają z kopii wraz z ich nadpisaniem.
W czasie trwania umowy obowiązują okresy przechowywania danych technicznych: treść wysłanych wiadomości e-mail 90 dni, rejestr wysyłek 365 dni, dziennik dostępu do galerii 180 dni, pojedyncze zdarzenia statystyk galerii 90 dni, powiadomienia w panelu 180 dni.
§12. Informacje i audyt
Procesor udostępnia Administratorowi informacje niezbędne do wykazania spełnienia obowiązków z art. 28 RODO i umożliwia audyty, w tym inspekcje, prowadzone przez Administratora albo upoważnionego przez niego audytora zobowiązanego do poufności.
Audyt odbywa się raz w roku, po zgłoszeniu z 30-dniowym wyprzedzeniem, w pierwszej kolejności zdalnie (pytania, dokumentacja, wyjaśnienia), na koszt Administratora. Dodatkowy audyt jest możliwy po naruszeniu ochrony Danych albo na żądanie organu nadzorczego. Audyt nie może naruszać poufności danych innych studiów ani bezpieczeństwa platformy.
§13. Obowiązki i prawa Administratora
Administrator odpowiada za podstawę prawną przetwarzania Danych, za przekazanie osobom informacji z art. 13 i 14 RODO (Flyp udostępnia wzór polityki prywatności studia, który nie jest poradą prawną) oraz za treść wprowadzanych danych. Administrator może w każdej chwili wydawać polecenia przez panel lub e-mailem, żądać informacji o przetwarzaniu i korzystać z prawa audytu.
§14. Odpowiedzialność, zmiany i postanowienia końcowe
Strony odpowiadają za szkody zgodnie z art. 82 RODO.
Procesor może zmienić umowę albo listę Podprocesorów z ważnych przyczyn (zmiana przepisów, nowa funkcja, zmiana dostawcy). O zmianie informuje e-mailem i komunikatem w panelu co najmniej 14 dni przed jej wejściem w życie. Od tego dnia panel prosi o akceptację nowej wersji; do tego dnia Administrator może wnieść sprzeciw albo rozwiązać umowę na zasadach z §7. Wersję i datę akceptacji Procesor zapisuje przy koncie.
W sprawach nieuregulowanych stosuje się prawo polskie i RODO. Wiążąca jest polska wersja umowy.
§15. Lista podprocesorów