Wpłaty, zwroty i dokumenty wpłat
Jak rozliczyć sesję (wpłata gotówką, voucher, kod rabatowy), zwrócić płatność, wysłać klientowi potwierdzenie wpłaty i przygotować zestawienie dla księgowej.
Wszystkie wpłaty studia są w Płatnościach: zakładka „Wpłaty” (z filtrami i wyszukiwarką), „Terminy” (raty po terminie, czekające na link i najbliższe) oraz „Zamówienia” produktów dodatkowych. Moduł widzą osoby z uprawnieniem „Podgląd płatności”, a rozliczają te z „Zarządzaniem płatnościami”.
Rozliczenie sesji
W szczegółach sesji, w zakładce „Płatności”, widzisz wartość sesji, ile zapłacono, ile jest w toku i ile zostało. Wpłatę przyjętą poza Flypem zapiszesz przyciskiem „Zarejestruj wpłatę”: sposób płatności (gotówka, karta, przelew, inne), datę i kwotę. Kwota opłaca raty od pierwszej nieopłaconej; rata, na której się kończy, dzieli się na część opłaconą i resztę. W formularzu „Nowa sesja” to samo robi „Klient już zapłacił”.
W sekcji „Rozliczenie poza Flypem”:
- „Dodaj kod rabatowy” obniża cenę sesji; nieopłacone raty maleją od ostatniej. Na sesję przypada jeden kod.
- „Rozlicz voucherem” płaci voucherem raty od pierwszej, do wysokości salda. Voucher musi być w walucie sesji. Pomyłkę cofniesz w menu „…” tej płatności („Cofnij voucher”); saldo wraca na voucher, a opcja „Powiadom klienta e-mailem” wyśle klientowi informację.
Płatność ad hoc z linkiem do zapłaty online (np. za dodatkową godzinę) dodasz przyciskiem „Dodaj płatność”. Rodzaj wpłaty (Całość, Zaliczka, Zadatek, Rata, Dopłata końcowa) wybierasz zawsze sam.
Zwroty i spory
Opłaconą płatność przez Stripe zwrócisz przy niej przyciskiem „Zwróć”: całość albo część, z powodem. Potrzebne jest uprawnienie „Zwroty płatności”. Pieniądze wracają klientowi tą samą drogą, a operacji nie da się cofnąć. Zwrot zrobiony bezpośrednio w panelu operatora (także PayU, Przelewy24 albo Tpay) też pojawi się we Flypie. Płatność w sporze (chargeback) ma plakietkę „Spór otwarty”, a w szczegółach jest termin na dowody i przycisk do panelu Stripe. Gdy płatność wisi, „Sprawdź u operatora” pobiera jej aktualny stan.
Potwierdzenie wpłaty dla klienta
Przy wpłacie poza Flypem (gotówka, karta w terminalu, przelew, voucher) pole „Wyślij klientowi potwierdzenie” wysyła mail z potwierdzeniem przyjęcia wpłaty w PDF. Z menu „Dokumenty wpłaty” przy płatności pobierzesz PDF albo wyślesz go ponownie. Potwierdzenia wyłączysz przełącznikiem „Płatność otrzymana” w Ustawieniach → Powiadomienia i automatyczne wiadomości. Płatność online ma własny mail od Flypa.
Rachunki do umowy zlecenia
Jeśli rozliczasz się na umowę zlecenia, w Ustawieniach → Płatności i wypłaty włącz „Wystawiaj rachunki do umowy zlecenia” i podaj imię, nazwisko i adres zleceniobiorcy. Każda kolejna wpłata (także online) dostanie numerowany rachunek, do pobrania z menu „Dokumenty wpłaty”. Wpłata voucherem rachunku nie dostaje, bo przychód powstał przy sprzedaży vouchera.
Faktury do wpłat
Gdy masz podłączony program do faktur, przycisk „Wystaw fakturę” przy wpłacie ręcznej wystawi fakturę dla klienta sesji. Do realizacji vouchera faktury się nie wystawia: Faktury.
Zestawienia i eksport
Osoby z uprawnieniem „Przychody i raporty” mają w Płatnościach:
- Zestawienie przychodów: miesiąc albo rok, wpłaty, zwroty i przychód według formy płatności, sumy miesięczne; „Pobierz PDF” i „Pobierz CSV”. Płatności voucherem są osobno, poza przychodem.
- „Eksport dla księgowej”: plik CSV z wpłatami (według dnia wpłaty) albo przychodem należnym (sesje w miesiącu wykonania).
Osoba prywatna bez działalności z Polski może włączyć w Profilu studia licznik działalności nierejestrowanej („Prowadzę działalność nierejestrowaną, pokazuj mi limit”). Karta w Płatnościach i na pulpicie pokaże, ile zostało do miesięcznego limitu.