Оплати, повернення та документи оплати
Як розрахуватися за сесію (оплата готівкою, ваучер, код знижки), повернути платіж, надіслати клієнту підтвердження оплати й підготувати звіт для бухгалтера.
Усі оплати студії є в Платежах: вкладка «Надходження» (з фільтрами й пошуком), «Терміни» (прострочені внески, внески, що чекають на посилання, і найближчі) та «Замовлення» додаткових товарів. Модуль бачать люди з дозволом «Перегляд платежів», а розраховуються ті, хто має «Керування платежами».
Розрахунок сесії
У деталях сесії, на вкладці «Платежі», ви бачите вартість сесії, скільки сплачено, скільки в процесі й скільки залишилося. Оплату, прийняту поза Flyp, збережете кнопкою «Зареєструвати оплату»: спосіб оплати (готівка, картка, переказ, інше), дату й суму. Сума оплачує внески від першого неоплаченого; внесок, на якому вона закінчується, ділиться на оплачену частину й решту. У формі «Нова сесія» те саме робить «Клієнт уже заплатив».
У розділі «Розрахунок поза Flyp»:
- «Додати код знижки» знижує ціну сесії; неоплачені внески зменшуються, починаючи з останнього. На сесію припадає один код.
- «Розрахуватися ваучером» оплачує ваучером внески від першого, у межах залишку. Ваучер має бути у валюті сесії. Помилку скасуєте в меню «…» цього платежу («Скасувати ваучер»); залишок повертається на ваучер, а опція «Повідомити клієнта електронною поштою» надішле клієнту інформацію.
Разовий платіж із посиланням на онлайн-оплату (наприклад, за додаткову годину) додасте кнопкою «Додати платіж». Тип платежу (Повна оплата, Аванс, Завдаток, Внесок, Остаточний платіж) ви завжди обираєте самі.
Повернення та спори
Оплачений через Stripe платіж ви повернете біля нього кнопкою «Повернути»: повністю або частково, із зазначенням причини. Потрібен дозвіл «Повернення платежів». Гроші повертаються клієнту тим самим шляхом, а операцію не можна скасувати. Повернення, зроблене безпосередньо в панелі оператора (також PayU, Przelewy24 або Tpay), теж з’явиться у Flyp. Платіж у спорі (chargeback) має позначку «Спір відкрито», а в деталях є термін подання доказів і кнопка до панелі Stripe. Коли платіж завис, «Перевірити в оператора» отримує його актуальний стан.
Підтвердження оплати для клієнта
Для оплати поза Flyp (готівка, картка в терміналі, переказ, ваучер) поле «Надіслати клієнту підтвердження» надсилає лист із підтвердженням отримання оплати в PDF. З меню «Документи оплати» біля платежу ви завантажите PDF або надішлете його ще раз. Підтвердження вимкнете перемикачем «Платіж отримано» в Налаштуваннях → Сповіщення та автоматичні повідомлення. Онлайн-платіж має власний лист від Flyp.
Рахунки до договорів доручення
Якщо ви працюєте за договором доручення (umowa zlecenia), у Налаштуваннях → Платежі та виплати увімкніть «Виставляти рахунки до договорів доручення» й укажіть ім’я, прізвище та адресу виконавця. Кожна наступна оплата (також онлайн) отримає нумерований рахунок, який можна завантажити з меню «Документи оплати». Оплата ваучером рахунку не отримує, бо дохід виник під час продажу ваучера.
Рахунки-фактури до оплат
Коли підключено програму для рахунків, кнопка «Виставити рахунок» біля ручної оплати виставить рахунок-фактуру клієнту сесії. На використання ваучера рахунок-фактура не виставляється: Рахунки.
Звіти й експорт
Люди з дозволом «Доходи та звіти» мають у Платежах:
- Звіт про доходи: місяць або рік, надходження, повернення й дохід за формою оплати, місячні суми; «Завантажити PDF» і «Завантажити CSV». Оплати ваучером показано окремо, поза доходом.
- «Експорт для бухгалтера»: файл CSV з надходженнями (за днем оплати) або з нарахованим доходом (сесії в місяці виконання).
Фізична особа без діяльності з Польщі може ввімкнути в Профілі студії лічильник незареєстрованої діяльності («Я веду незареєстровану діяльність, показуйте мені ліміт»). Картка в Платежах і на панелі покаже, скільки залишилося до місячного ліміту.