Pagamenti, rimborsi e documenti di pagamento
Come regolare una sessione (pagamento in contanti, buono regalo, codice sconto), rimborsare un pagamento, inviare al cliente la conferma di pagamento e preparare il prospetto per il commercialista.
Tutti i pagamenti dello studio sono in Pagamenti: scheda «Incassi» (con filtri e ricerca), «Scadenze» (rate scadute, in attesa del link e prossime) e «Ordini» dei prodotti aggiuntivi. Il modulo lo vedono le persone con l'autorizzazione «Visualizzazione dei pagamenti», e regolano i pagamenti quelle con «Gestione dei pagamenti».
Regolare la sessione
Nei dettagli della sessione, nella scheda «Pagamenti», vedi il valore della sessione, quanto è stato pagato, quanto è in corso e quanto resta. Un pagamento ricevuto fuori da Flyp lo registri con il pulsante «Registra incasso»: metodo di pagamento (contanti, carta, bonifico, altro), data e importo. L'importo paga le rate a partire dalla prima non pagata; la rata in cui finisce si divide in una parte pagata e nel resto. Nel modulo «Nuova sessione» fa lo stesso «Il cliente ha già pagato».
Nella sezione «Saldo fuori da Flyp»:
- «Aggiungi codice sconto» riduce il prezzo della sessione; le rate non pagate diminuiscono a partire dall'ultima. Per ogni sessione vale un solo codice.
- «Salda con il buono» paga con un buono regalo le rate a partire dalla prima, fino al saldo disponibile. Il buono deve essere nella valuta della sessione. Un errore lo annulli nel menu «…» di quel pagamento («Annulla buono»); il saldo torna sul buono, e l'opzione «Avvisa il cliente via email» invia un'informazione al cliente.
Un pagamento extra con link di pagamento online (ad esempio per un'ora aggiuntiva) lo aggiungi con il pulsante «Aggiungi pagamento». Il tipo di pagamento (Pagamento completo, Acconto, Caparra, Rata, Saldo finale) lo scegli sempre tu.
Rimborsi e contestazioni
Un pagamento effettuato tramite Stripe lo rimborsi accanto a esso con il pulsante «Rimborsa»: tutto o in parte, con un motivo. Serve l'autorizzazione «Rimborso dei pagamenti». I soldi tornano al cliente per la stessa via, e l'operazione non si può annullare. Anche un rimborso fatto direttamente nel pannello dell'operatore (pure PayU, Przelewy24 o Tpay) comparirà su Flyp. Un pagamento contestato (chargeback) ha l'etichetta «Contestazione aperta», e nei dettagli c'è la scadenza per le prove e un pulsante per il pannello Stripe. Quando un pagamento resta in sospeso, «Verifica presso l'operatore» ne scarica lo stato attuale.
Conferma di pagamento per il cliente
Per un pagamento fuori da Flyp (contanti, carta al terminale, bonifico, buono regalo) il campo «Invia una conferma al cliente» invia un'e-mail con la conferma di ricezione del pagamento in PDF. Dal menu «Documenti del pagamento» accanto al pagamento scarichi il PDF o lo invii di nuovo. Le conferme le disattivi con l'interruttore «Pagamento ricevuto» in Impostazioni → Notifiche e messaggi automatici. Un pagamento online ha la sua e-mail di Flyp.
Ricevute per contratto di prestazione
Se lavori con un contratto di prestazione d'opera (umowa zlecenia, diritto polacco), in Impostazioni → Pagamenti e prelievi attiva «Emetti ricevute per contratti di prestazione» e indica nome, cognome e indirizzo del prestatore. Ogni pagamento successivo (anche online) riceverà una ricevuta numerata, da scaricare dal menu «Documenti del pagamento». Un pagamento con buono regalo non riceve la ricevuta, perché l'incasso è nato con la vendita del buono.
Fatture per i pagamenti
Se hai collegato un programma di fatturazione, il pulsante «Emetti fattura» accanto a un pagamento manuale emette la fattura per il cliente della sessione. Per l'utilizzo di un buono regalo la fattura non si emette: Fatture.
Prospetti ed esportazione
Le persone con l'autorizzazione «Ricavi e report» hanno in Pagamenti:
- il Prospetto degli incassi: mese o anno, pagamenti, rimborsi e incassi per metodo di pagamento, totali mensili; «Scarica PDF» e «Scarica CSV». I pagamenti con buono regalo sono a parte, fuori dagli incassi.
- «Esporta per il commercialista»: un file CSV con i pagamenti (per giorno del pagamento) oppure con i ricavi di competenza (sessioni nel mese in cui sono state svolte).
Una persona privata senza attività registrata in Polonia può attivare nel Profilo dello studio il contatore dell'attività non registrata («Svolgo un’attività non registrata, mostrami il limite»). Una scheda in Pagamenti e nella dashboard mostrerà quanto manca al limite mensile.