Podpisywanie umów i umowa papierowa
Przypisz szablon do sesji, wyślij klientowi link i podpisz umowę jako studio, albo zarejestruj umowę podpisaną na papierze.
Umowami sesji zarządzasz w zakładce „Umowy” w szczegółach sesji.
Przypisanie i wysyłka
- Kliknij „Przypisz umowę”, wybierz aktywny szablon, zaznacz sygnatariuszy spośród klientów sesji (sesja musi mieć co najmniej jednego klienta) i metody podpisu dla tej umowy.
- Umowa ma status „Szkic”. Przyciskiem „Wyślij” podajesz e-mail odbiorcy i opcjonalną wiadomość; każda osoba podpisująca dostaje osobisty link.
- Status zmienia się na „Wysłana”, po otwarciu linku na „Otwarta”, a po podpisie wszystkich stron na „Podpisana”.
„Kopiuj link” daje wspólny link do podglądu umowy, ten sam dla wszystkich. Podpisać można tylko z osobistego linku z maila. Umowę wyślesz też od razu z formularza „Nowa sesja”.
Co widzi klient
Klient otwiera link bez logowania i wybiera jedną z dozwolonych metod: akceptuje kliknięciem, wgrywa skan podpisanego dokumentu albo podpisuje elektronicznie. Po podpisie pobierze kopię umowy w PDF, a link do niej dostaje też w mailu.
Podpis studia
Studio podpisuje zawsze jako ostatnie. Gdy klienci podpiszą, zespół dostaje mail, a w szczegółach umowy pojawia się „Podpisz jako studio”. Podpisuje każda osoba z uprawnieniem „Podpis umów w imieniu studia”; zapisujemy jej imię i e-mail. Przypisanie i wysyłka wymagają tylko edycji sesji, więc asystent może przygotować umowę, a podpisze ją fotograf.
Umowa podpisana na papierze
Jeśli klient podpisał umowę poza Flypem, w zakładce „Umowy” kliknij „Dodaj podpisaną umowę” (w formularzu „Nowa sesja”: „Mam już podpisaną umowę”):
- dodaj skany albo zdjęcia stron (PDF, JPG albo PNG, do 20 plików po 10 MB) i ustaw ich kolejność strzałkami albo przeciągając,
- podaj datę podpisania i tytuł,
- przy kilku osobach w studiu wskaż, kto podpisał umowę za studio (musi mieć prawo podpisu).
Klient dostaje kopię mailem. Strony dołożysz albo przestawisz później w szczegółach umowy, a PDF zabezpieczony hasłem zostanie zapisany osobno i pobiera się go oddzielnie. Umowę papierową może zarejestrować też asystent bez prawa podpisu; panel pokaże, kto ją zarejestrował, a kto podpisał za studio.
Szczegóły podpisu elektronicznego
Dla podpisu elektronicznego panel pokazuje metodę, datę, dane podpisującego z certyfikatu, wystawcę i ważność certyfikatu. Certyfikat od dostawcy z europejskich list zaufania oznacza podpis kwalifikowany, równoważny własnoręcznemu. Certyfikat spoza tych list bywa nadal ważny (podpis zaufany, zagraniczny), więc panel pokazuje flagę, a ocenę zostawia Tobie. Gdy listy zaufania są chwilowo niedostępne, status zostaje nieznany, ale podpis zawsze przechodzi.
Unieważnienie i usuwanie
„Unieważnij umowę” wyłącza linki do podpisu; złożone już podpisy zostają w dokumentacji. Umowy podpisanej przez wszystkie strony nie unieważnisz ani nie usuniesz (wyjątkiem jest umowa papierowa, którą usuniesz, np. przypisaną do złej sesji). Umowę częściowo podpisaną usuniesz po unieważnieniu. Każda umowa w sesji, także szkic, blokuje usunięcie sesji: najpierw usuń umowę („Usuń umowę”) albo odwołaj sesję.