Firma dei contratti e contratto cartaceo
Assegna un modello alla sessione, invia il link al cliente e firma il contratto come studio, oppure registra un contratto firmato su carta.
I contratti della sessione li gestisci nella scheda «Contratti» nei dettagli della sessione.
Assegnazione e invio
- Fai clic su «Assegna contratto», scegli un modello attivo, spunta i firmatari tra i clienti della sessione (la sessione deve avere almeno un cliente) e i metodi di firma per questo contratto.
- Il contratto ha lo stato «Bozza». Con il pulsante «Invia» indichi l'e-mail del destinatario e un messaggio facoltativo; ogni firmatario riceve un link personale.
- Lo stato passa a «Inviato», all'apertura del link ad «Aperto», e dopo la firma di tutte le parti a «Firmato».
«Copia link» dà un link comune all'anteprima del contratto, uguale per tutti. Si può firmare solo dal link personale ricevuto per e-mail. Il contratto lo invii anche subito dal modulo «Nuova sessione».
Cosa vede il cliente
Il cliente apre il link senza accedere e sceglie uno dei metodi consentiti: accetta con un clic, carica la scansione del documento firmato oppure firma elettronicamente. Dopo la firma scarica una copia del contratto in PDF, e il link al documento lo riceve anche per e-mail.
Firma dello studio
Lo studio firma sempre per ultimo. Quando i clienti hanno firmato, il team riceve un'e-mail e nei dettagli del contratto compare «Firma come studio». Firma qualsiasi persona con l'autorizzazione «Firma dei contratti per conto dello studio»; ne registriamo nome ed e-mail. L'assegnazione e l'invio richiedono solo la modifica della sessione, quindi l'assistente può preparare il contratto e il fotografo firmarlo.
Contratto firmato su carta
Se il cliente ha firmato il contratto fuori da Flyp, nella scheda «Contratti» fai clic su «Aggiungi un contratto firmato» (nel modulo «Nuova sessione»: «Ho già un contratto firmato»):
- aggiungi le scansioni o le foto delle pagine (PDF, JPG o PNG, fino a 20 file da 10 MB) e sistemane l'ordine con le frecce o trascinandole,
- indica la data della firma e il titolo,
- se nello studio ci sono più persone, indica chi ha firmato per lo studio (deve avere il diritto di firma).
Il cliente riceve una copia per e-mail. Le pagine le aggiungi o le riordini dopo nei dettagli del contratto, e un PDF protetto da password viene salvato separatamente e si scarica a parte. Il contratto cartaceo può registrarlo anche un assistente senza diritto di firma; il pannello mostra chi lo ha registrato e chi ha firmato per lo studio.
Dettagli della firma elettronica
Per la firma elettronica il pannello mostra il metodo, la data, i dati del firmatario dal certificato, l'emittente e la validità del certificato. Un certificato di un fornitore presente negli elenchi europei di fiducia indica una firma qualificata, equivalente a quella autografa. Un certificato fuori da questi elenchi può comunque essere valido (profilo fiduciario, firma estera), quindi il pannello mostra un avviso e lascia a te la valutazione. Quando gli elenchi di fiducia sono momentaneamente irraggiungibili, lo stato resta sconosciuto, ma la firma va sempre a buon fine.
Annullamento ed eliminazione
«Annulla contratto» disattiva i link di firma; le firme già apposte restano nella documentazione. Un contratto firmato da tutte le parti non si può annullare né eliminare (fa eccezione il contratto cartaceo, che puoi eliminare, ad esempio se è stato assegnato alla sessione sbagliata). Un contratto firmato in parte lo elimini dopo averlo annullato. Ogni contratto nella sessione, anche una bozza, blocca l'eliminazione della sessione: prima elimina il contratto («Elimina il contratto») oppure annulla la sessione.